第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高管理效率，遵照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关精神，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条 公文处理包括院内公文的制发、上级文件以及学院公文的运转办理、公文的立卷、归档、管理等一系列相互关联的工作。

第三条 党政办公室是我院公文处理工作的管理机构，主管全院的公文管理并指导学院各单位公文的处理工作。各单位文秘人员要注意相关专业知识的学习，不断提高公文处理工作的质量与效率。

第四条 公文是行政管理过程中具有法定效力的规范体式公务文书，公文的处理工作务必要求实事求是、认真负责，杜绝形式主义、官僚主义和文牍主义，要做到及时、准确、安全。

第二章 公文的制发

第五条 根据我院实际情况，我院公文包括上行文、平行文和下行文。

（一）上行文：以学院党委名义或院行政名义向上级机关报送的请示、报告等，文件编号分别为：北农文[年份]XX号、北农院文[年份]XX号。文件版头分别用：中共北京农学院委员会（ ）、北京农学院。

（二）平行文：用于学院党委或院行政名义向无隶属关系的单位进行工作商洽、询问或答复等，文件编号分别为：北农函[年份]XX号、北农院函[年份]XX号。文件版头分别用：中共北京农学院委员会（函）、北京农学院。

（三）下行文：由院党委或院行政制定的决定、通知、规定、办法、通告、意见、会议纪要，以及有关职能部门起草的涉及全院性某些重要工作的规章制度、工作布置等，上述文件以院级文件下发，文件编号分别为：委发[年份]XX号、院发[年份]XX号，文件版头分别用：中共北京农学院委员会文件、北京农学院文件。对于院内职能部门制定的涉及某一方面工作的通知、公示、规定、决定等，由职能部门发文。文件版头分别为：中共北京农学院委员会X部文件、北京农学院XX处文件。文件编号为： X字[年份]XX号，“X”为发文部门的简称，比如，党政办简称“办”、人事处简称“人”、组织部简称“组”。对于干部任免的公示类文件，编号为：组公[年份]XX号。

第六条 文件的起草和印发

学院的所有上行文、平行文、院级下行文均由党政办公室负责核稿、缮印、校对、印刷等一系列工作，文件的起草由文件所涉及的有关职能部门负责，对于需要多个部门协作起草的由党政办公室组织协调。职能部门发文由本部门负责起草、印发。

第七条 文件的审议、签发

院级文件实行“由主管院领导签发”制度，必要时需院级领导会签。院级文件草案要经过有关会议讨论，取得一致意见后方可发文，对于涉及职工切身利益的重要规章制度等文件，必要时须经教代会广泛征询意见。对于职能部门发文，处领导负责把关，重要的部门发文需请示主管院领导。学院内同级单位可以联合发文，但必须确有必要，联合发文用主办单位文件编号，须会签，必要时报请有关院领导。

第八条 文件种类的选用、行文规则及印刷格式要按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中的有关要求。我院所有公文用纸均为A4型或大16开，左册装订。

第九条 学院上行文、平行文和院级下行文由党政办公室负责编号的发放和登记。各单位部门发文要作好文件的编号、登记工作。

第十条 对于院内各单位向学院报送的请示、报告、工作计划、总结等，不用正式公文，但要打印清晰，注明时间。稿纸用A4型。报送单位要作备份留存。

第十一条 学院任何单位不可越过学校向上级机关行文。

第十二条 学院任何公文的制发要遵循精简高效的原则，杜绝没必要的发文。行文要符合有关法律、政策，适合学院实际，作到准确、精练、有的放矢，杜绝空话、套话等不良文风。

第三章 公文的办理

第十三条 公文办理分为收文办理和发文办理。

第十四条 收文办理一般包括公文的签收、登记、拟办、请办、传阅、承办和催办等程序。

（一） 公文的签收和登记

上级机关的文件以及院内各单位报送的请示、报告等，由党政办公室负责签收，凡需要办理的要认真登记。学院各部门收到上级机关的正式文电，要送到党政办公室办理。

（二） 秘书部门收到文件后进行拟办，提出办理意见，必要时要提供有关背景材料，送请院领导批示。

（三） 对于院领导批示的公文，秘书部门负责送达承办单位。承办单位要抓紧落实、办理。

（四） 凡需要领导或有关部门传阅的文件，由党政办公室组织传阅，文件要在规定时间内阅批或阅办，不得积压，避免漏传、误传，注意文件的回收，任何个人不得扣存文件。

（五）对于重要的和有时限的文电，党政办公室负责催办，作到急件跟踪催办，要件重点催办，平件定期催办。

第十五条 发文办理一般包括文件的核发、登记、印制、用印和分发等程序。

（一）院级发文由党政办公室负责对审批手续、文种应用、格式等进行复核，确定文号、分送单位以及印制份数。各部门发文也要做好上述工作。

（二）学院上行文、平行文均盖相应印章，院内各级发文一般可不用，联合发文单位都要盖章。

（三）院级发文由党政办公室负责分发，对上行文也可由有关部门报送。各部门发文由本部门负责分发。文件的发放工作要及时、快捷。

（四）各单位要做好所发文件文件的备份存档和所收文件的留存工作。

第十六条 公文办理过程中，注意书写工具要符合档案的存档要求。

第四章 公文的立卷、归档和管理

第十七条 上级公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》将文件原件、批阅单等材料整理、立卷、归档。个人不得保管应当归档的公文。

第十八条 院级文件由党政办公室负责将公文定稿、正本以及相关材料收集齐全，立卷归档。各部门发文本部门负责立卷归档，要作一备份交院档案室。

第十九条 院档案室是学院公文档案的管理部门，负责公文档案的保管、借阅等项工作。

第五章 附 则

第二十条 外事等有特殊要求的公文处理，可依照外交部有关规定执行。

第二十一条 本办法自2003年1月1日起执行，其他与本办法不一致的有关规定，以本办法为准。

第二十二条 本办法由党政办公室负责解释。